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特定歴史公文書利用制度

印刷 文字を大きくして印刷 ページ番号:0051230 更新日:2021年2月15日更新

 熊本県では、行政文書等を「県民共有の知的資源」と位置付け、その適正な管理を行うとともに歴史公文書の適切な保存及び利用等を図るため、熊本県行政文書等の管理に関する条例(以下「条例」という。)を平成23年3月に制定しました。
 条例では、行政(法人)文書ファイル管理簿(注1)、行政(法人)文書管理状況報告(注2)等の作成及び公表の義務付け、特定歴史公文書の利用制度など新しい制度を整備したところです。
 特定歴史公文書とは、県及び地方独立行政法人等の職員が職務上作成又は取得した歴史資料として重要な文書のうち知事(県政情報文書課)に移管されたものであり、平成25年7月31日から利用制度を開始しました。
(注1) 行政(法人)文書ファイル管理簿・・・行政(法人)文書の分類、名称、保存期間、保存期間の満了する日、保存期間が満了したときの措置及び保存場所等を記載した帳簿
(注2) 行政(法人)文書管理状況報告・・・条例が本格施行となった平成24年度以降、行政(法人)文書ファイル管理簿の記載状況その他の行政文書の管理の状況について、毎年度、知事へ報告するもの

1 利用請求対象目録

「行政文書ファイル等及び特定歴史公文書情報検索」<外部リンク>(クリックしてください。特定歴史公文書の検索や絞込みができます。)

目録のみを御覧になりたい方はこちら

2 利用請求の方法

 電子申請、郵送、ファックス又は県庁新館1階情報プラザの窓口に直接お越しいただくことによりどなたでも利用請求ができます。ただし、利用請求後、利用決定までには日数を要しますので、あらかじめ御承知おきください。

電子申請

 上記「行政文書ファイル及び特定歴史公文書情報検索」をクリックし、文書を検索した後、「利用請求(よろず申請)」から電子申請を行ってください。

郵送・ファックス

 以下の「利用請求書様式」をダウンロードし、御記入のうえ、次のあて先に送付ください。
 「利用請求書様式」(Wordファイル:40KB)

  • 郵送先:862−8570(住所は不要) 熊本県 県政情報文書課
  • ファックス送信先:096−384−6552

3 利用請求から利用までの流れ

 利用請求→受付→審査→決定(受付日から原則15日以内)→通知→利用(閲覧、写しの交付)

  • 決定内容には「全部利用」の他、個人情報が記録されている場合などは「部分利用」、「全部利用制限」という決定がなされる場合があります。利用請求に対する決定に不服がある場合は、異議申立てをすることができます。

4 利用について

利用時間(情報プラザ)

 月曜日から金曜日(年末年始(12月29日から1月3日)及び祝日を除く)の午前8時半から午後5時までです。

利用方法

  • 閲覧 職員立会いのもと、情報プラザ内で行います。
    原本の情報プラザ外への持ち出しはできません。また、部分利用の場合や、簿冊の状態によっては原本の閲覧ができない場合があります。
  • 写しの交付 簿冊の中で必要な文書を特定したうえで利用請求していただきます。必要な文書のページ数に応じて「5費用等」に記載のとおり写し作成費用等を御負担いただきます。

5 費用等

 写しの交付を希望される場合は以下の料金が必要です。

白黒

1面につき 10円

A3判まで

カラー

1面につき 30円

A3判まで

 また、郵送を希望される場合は別途郵送料も必要になります。

6 事務処理要領等

  1. 特定歴史公文書の利用手続に関する事務処理要領(平成30年4月1日から施行)(Wordファイル:261KB)
  2. 特定歴史公文書の利用請求に対する処分に係る審査基準(Wordファイル:109KB)
  3. 熊本県行政文書等管理委員会審査請求審議要領(Wordファイル:119KB)

7 保存及び利用の状況について

 特定歴史公文書の保存及び利用の状況は次のとおりです。

8 他施設の紹介について

県立図書館との連携

 県立図書館では、郷土資料や行政資料を所管しています。県重要文化財の加藤・細川時代の検地帳や戦前県庁に保管されていた明治初年から大正7年までの県政資料(公文書、記録類)など古文書約4万点所蔵しています。一部複製本を作成し、一般の閲覧に供しており、本県近代史研究資料として活用されています。
※ 県立図書館所蔵の図書については、図書館ホームページで検索ができます。明治大正期県政資料は、「熊本県公文類纂」としてまとめています。
(例)件数が多いため、例えば、明治10年の西南の役の記録をみたい場合は、<熊本県公文類纂 西南之役>で検索すると一覧が出ます。
県立図書館のホームページはこちら<外部リンク>

博物館ネットワークセンターとの連携

 熊本県では、平成27年度に熊本県博物館ネットワークセンターを設置し、県内博物館等で共有可能な収蔵資料データベースの構築運用をはじめ、共同企画展や県内博物館の学芸員等を対象としたスキルアップ研修を実施する等、県内の博物館と連携・協力して、県内全域における博物館活動を活性化させていくこととしております。
博物館ネットワークセンターのホームページはこちら<外部リンク>

9 その他

報道資料

平成25年7月29日 利用制度開始に係る報道資料(PDFファイル:91KB)

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